There was a time when women's magazines targeting 30-somethings and beyond consisted of little more than a collection of features about fey leisure activities loosely thrown together. Where there had been glamour items in titles aimed at younger women, there were now gardening tips, and features about food took over from fashion. However, this is no longer the case.

The past few years have seen a rapid growth in the sales of magazines aimed at "grown-up women". Titles such as Woman & Home, where you are more likely to read about women setting up new businesses than find the latest knitting patterns, have successfully repositioned themselves to cater for the emergence of women aged 30 and beyond who no longer fit into the traditional image advertisers and media owners have had of this age group. Vogue's Easy Living is another title launched to cater for the tastes of 30- to 59-year-old women.

But who is the typical woman aged over 35? She could have a baby, be living with teenagers, be a happy singleton or be running a business. She isn't automatically programmed for school runs and looking after her family, yet this is the image that many marketers still have of "the older woman".

Many women over 35 are preparing themselves for the challenge of the next stage in their lives, and they want this to be reflected in media and brands they consume. They also have another important attribute - money.

Marketers spend so much of their time and energy on teenagers and twentysomethings, yet women over 35 - who are largely affluent and becoming increasingly influential - are all but ignored. The leap from 40 to "free bus pass" is made much too quickly. Please don't tell me that Liz Hurley and Elle Macpherson, who both turn 40 this year, are no longer interested in looking good and have become so brand loyal that they haven't made any new choices since their 20s. Yet there are thousands upon thousands of women just like Hurley and Macpherson out there.

So why do we have such an ageist view of women over 35? They are all around us, buying cars, buying houses and trying to find stylish clothes. They run their own businesses, travel to far-flung locations and have been known to treat themselves to the odd piece of expensive jewellery - because they can afford it. They fill up spas and beauty counters and enjoy trying new things. They read up on cars and have a desire to drive the fast and the sleek as well as the SUVs they supposedly only use to take their children to school in.

The next few years will see a backlash against the brands that pigeon-hole or discount this potentially lucrative section of society. Those that continue to ignore them will do so at their peril.

نويسنده: راهكار مديريت

1- مقدمه
راه‌هاي مختلفي براي بيان درك ما از زمان وجود دارد. براي قرنها مردم از حركت ماه، ساعت آفتابي، اذان،‌ زنگ كليسا براي تنظيم برنامه‌ زماني روزانه خود استفاده كردند تا اينكه در قرن دوازدهم راهبان كاتوليك ساعت‌هايي را براي تنظيم فعاليت‌هاي خود ساختند.

در طول تاريخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و اين توجه در اين دوران نيز وجود دارد و عباراتي مانند «وقت طلاست» گوياي اين توجه است. جوامع امروزي جوامعي هستند كه در آنها تعداد ساعات كافي در طول روز وجود ندارد. فناوري‌هاي نو محيطي فراهم آورده‌اند كه تقريباً در مدت زمان كم مي‌توان به خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريعتر و آسانتر انجام داد اما تمايل به سريعتر انجام دادن كارها و بيشتر كار انجام دادن روز ‌به ‌روز بيشتر مي‌شود.

اين رويكرد كه همواره با بشر همراه بوده ‌است اين احساس را براي او به وجود آورده ‌است كه از زمان عقب مي‌ماند و نمي‌تواند از آن به صورت مؤثر بهره گيرد. تاريخ به ما مي‌گويد كه مديريت ضعيف زمان يك مسئله قديمي است، مسئله‌اي است كه فناوري آن را به وجود نياورده ‌است و آن را نمي‌تواند حل كند. در شرايطي كه ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و فرايند‌هاي اداري، كمتر درپيچ و تاب تشريفات اداري و كاغذ بازي گم مي‌شوند، مديريت ضعيف زمان را كمتر مي‌توان مخفي كرد. مديريت زمان موضوعي است كه همه ما، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه‌اي، نياز داريم با آن روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم.

در ادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي‌كنيم. ابتدا نگاهي به اصول عمومي مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول كمك مي‌كند كه درك بهتري از مفهوم مديريت زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه مي‌كند كه مي‌توانيد آنها را در حوزه‌هاي مديريت زمان در زندگي خود به كار بريد. پس از ارائه رهنمودهاي عمومي، به حوزه‌هاي مديريت زمان به صورت دقيق‌تر خواهيم پرداخت. ابتدا راجع به مديريت زمان در زندگي شخصي مي‌پردازيم و سپس مديريت زمان را در حوزه كسب و كار مدنظر قرار مي‌دهيم.

2- اصول عمومي مديريت زمان
مديريت زمان مجموعه‌اي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك مي‌كنند. رهنمودهاي عمومي وجود دارند كه مي‌توانند براي مديريت زمان در حوزه‌هاي متفاوت مانند خانه، مدرسه و كار استفاده شوند. در اين بخش، برخي از اين رهنمودها را شرح مي‌دهيم. ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي‌دهيم.

احتمالاً روشن‌ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نمي‌دانند مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه‌ريزي مؤثر هستند. گروه سومي كه از مديريت زمان استفاده نمي‌كنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت (دقيقه نود) و شرايط بحران كار كنند.

ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيه‌پذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هر گونه دليل يا توجيه را رد مي كند. مديريت زمان كمك مي‌كند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام مي‌دهيد مهمترين هستند. اين عمل به شما اين امكان را مي‌دهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليت‌ها را حذف كنيد. هم‌چنين مديريت زمان به شما كمك مي‌كند كه از طريق حذف مزاحمت‌ها و فعاليت‌هاي غيرضروري، مدت زماني كه واقعاً كار مي‌كنيد را افزايش دهيد. يكي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است. كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي‌شود.

2-1- چگونه وقت خود را مي‌گذرانيد؟
وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژي‌هاي مديريت زمان استفاده كنيد، از همان زمان بايد شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده مي‌كنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود. ممكن است شما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني مي‌كنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي‌توانيد از يك دفتر يادداشت، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتر برنامه‌ريزي با بخش‌هاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده كنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام مي‌دهيد بلكه احساس خود (خسته، پرانرژي، عصباني، بي‌حال و ...) را ثبت كنيد. هر وقت كه فعاليت خود را تغيير مي‌دهيد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.

پس از ثبت فعاليت‌ها براي چندين روز، يادداشت‌ها آماده براي تحليل هستند. خيلي از فعاليت‌هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي‌شوند چرا كه وقت زيادي صرف آنها شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشت‌ها، فعاليت‌هاي غيرضروري است كه در طول روز انجام داده‌ايد. وقتي اين فعاليت‌ها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمان‌بر نيستند اما وقتي دسته‌بندي شوند، زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحليل فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت شده‌اند در قدم بعدي، يعني اولويت‌بندي فعاليت‌ها، به شما كمك خواهد كرد.

2-2- اولويت‌بندي فعاليت‌ها
اولويت‌بندي يكي از مهمترين قدم‌هاي مديريت زمان است. اين عمل كمك مي‌كند كه موارد زمان‌بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي‌دهند و نه كمك مي‌كنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليت‌هايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويت‌‌بندي را آغاز كنيد.

براي تصميم‌گيري در خصوص فعاليت‌هايي كه بايد انجام دهيد، فعاليت‌هايي را تعيين كنيد كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام مي‌دهيد. خيلي مهم است كه هم از نظر حرفه‌اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي‌دهيد لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت مي‌بريد.

در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام دهيد. در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد مسئوليت‌هايي بيش از آنچه مي‌توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام مي‌دهيد، شما آماده هستيد كه فعاليت‌هاي غيرضروري در زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليت‌هايي را كه بيش از توان خود مي‌دانيد تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل قبولي از مسئوليت‌ها كاهش داديد، زمان برنامه‌ريزي فرا مي‌رسد.

2-3- برنامه‌ريزي
برنامه‌ريزي در زندگي شخصي و حرفه‌اي متفاوت از هم انجام مي‌شوند. در برنامه‌ريزي شخصي، برنامه‌ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دست‌يابي به اهداف انجام مي‌شود. در برنامه‌ريزي حرفه‌اي،‌ برنامه‌ريزي پروژه‌‌محور است. برنامه‌ريزي پروژه بايد از طريق نرم‌افزارهاي برنامه‌ريزي رسمي انجام شود.

روش برنامه‌ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه‌ريزي رسمي يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را بايد به خاطر بسپاريد. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورأ قابليت‌هاي خود دست يابيد.

دوم، مدت زماني را صرف خود كنيد. براي اينكه به حد‌اكثر عملكرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت‌تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه‌ريزي شما مي‌پنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي‌توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش مي‌دهد.

2-4- نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت
2-4-1- از مزاحمت‌ها جلوگيري كنيد.
همواره پذيراي بازديدكنندگان نباشيد. بازديدكنندگان مي‌توانند موجب به هم‌ريختگي شوند كه در نهايت منجر به كاهش بهره‌وري مي‌شود. با بستن در اتاق يا حذف ارتباط بصري مي‌توانيد به بازديدكننده بفهمانيد كه شما مشغول هستيد. هر روشي كه به كار مي‌بريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي را بپذيريد.

راه ديگر براي كاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌هاي تلفني مي‌توانند خيلي وقت‌گير باشند. تماس‌هاي تلفني قطار افكار را از حركت باز‌مي‌دارند. تماس‌هاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي كنند كه آمادگي آنها را نداريد. از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد. وقتي كارتان تمام شد پيغام‌هاي دريافتي را چك كنيد.

2-4-2- كنترل كنيد
كارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد مي‌دانيد. اين كار را در فهرست كارها يادداشت كنيد. كارهاي فهرست را اولويت‌بندي كنيد. با انجام اين عمل،‌ شما مي‌توانيد روز خود را كنترل كنيد. شما ابزاري داريد كه مي‌توانيد از كارهاي غيرضروري جلوگيري كنيد يا كارهاي جديد را اولويت‌بندي كنيد. پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد كه شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام مي‌دهيد. هم‌چنين شما مي‌دانيد كه چه فعاليت‌هايي را انجام نداده‌ايد و مي‌توانيد آنها را به فهرست كارهاي فردا اضافه كنيد.

2-4-3- بر بهره‌ور بودن تأكيد كنيد نه مشغول بودن
تمركز بر بهره‌وري كيفيت كار و عملكرد را افزايش مي‌دهد. تهيه يك فهرست اولويت‌بندي شده از كارها به شما كمك مي‌كند كه بهره‌ور باشيد. تمركز بر انجام مهمترين كارها در ابتدا، به شما كمك مي‌كند كه كار بيشتري انجام دهيد و آنها را سر وقت انجام دهيد.

2-4-4- سرعت خود را تنظيم كنيد
مهم است كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار مي‌كنيد تنظيم كنيد. از خود بپرسيد كه با سرعتي كه كار مي‌كنيد مي‌توانيد ادامه دهيد. خود را با تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.

3- مديريت زمان شخصي
مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه‌اي از زمان روزانه را صرف مي‌كند. مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويت‌بندي اهداف شخصي مي‌تواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت‌هاي اولويت‌دار، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند. اين بخش به شما كمك مي‌كند كه اهداف شخصي خود را اولويت‌بندي كنيد بطوري كه در برنامه شما قرار گيرند. شما روش «فقط بگو نه» را ياد مي‌گيريد كه به شما در سبك كردن زمانبندي كمك مي‌كند. اين بخش هم‌چنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي‌دهد.

3-1- فقط بگو «نه»
در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن كلمه «نه» مشكل داريم. اين موضوع موجب بيشتر تناقضات در وقت ما مي‌شود. به خاطر اكراه طبيعي در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويت‌هاي شخصي ضروري است.

چندين روش براي نه گفتن به صورت غيرمستقيم وجود دارد بطوري كه دوستان و خانواده خود را نرنجانيد. يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي كه با اولويت موجود وي تناقض دارند خلاصي يابد. اما عذر و بهانه هميشه ضروري نيست. اشكالي ندارد كه با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت. به افرادي كه تقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد كه شما مسئوليت‌هايي به عهده داريد كه امكان برآوردن تقاضاي آنها را فراهم نمي‌آورد. شما متعجب خواهيد شد كه مي‌بينيد كه به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته مي‌شود.

3-2- اهداف شخصي
3-2-1- هدفگذاري كنيد
وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر «نه» بگوييد، وقت بيشتري براي تخصيص در دست‌يابي به اهداف شخصي خود داريد. اهداف، حوزه خيلي مهمي از مديريت زمان شخصي هستند. اهداف به ما كمك مي‌كنند كه از طريق ايجاد كار براي ما و اجازه تمركز بر تلاش‌هايمان، زندگي خود را سازماندهي كنيم. هنگام هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف كنيم. با تنظيم اهداف از پيش،‌ به خود اجازه مي‌دهيد كه يك مسير استراتژيك به سمت دستيابي به اهداف را برنامه‌ريزي كنيد.

اهدافي تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند. وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد، براي هدفي كه مشكل‌تر است اقدام كنيد. اين فرايند را ادامه دهيد تا اينجا كه احساس كنيد كه اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. اين فرايند كند است اما به شما كمك مي‌كند كه ياد بگيريد چگونه به صورت موفقيت‌آميز به اهداف خود دست يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد كه تمام انتظاراتتان يك شبه برآورده شوند چرا كه يك فرايند تدريجي است.

3-2-2- اهداف خود را اولويت‌بندي كنيد
وقتي اهداف خود را تنظيم كرديد، بايد آنها را اولويت‌بندي كنيد. وقت گذاشتن و اولويت‌بندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است. خيلي از ما از اين مرحله مي‌پريم اگر چه دوباره مجبور مي‌شويم كه برگرديم.

اهداف را به صورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه اهميتي دارند. اهدافي كه اهميت كم دارند مي‌توانند به تعويق بيافتند. اجازه دهيد اقلامي كه به توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند. شما مي‌توانيد يك فهرست از كارهايي كه بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينكه فهرستي از اهداف اولويت‌بندي شده تهيه كنيد. پيتر دراكر مي‌گويد كه «انجام دادن كارهاي درست مهمتر از انجام درست كارهاست».

اقتصاددان ايتاليايي، ويلفردو پارتو، قانوني در اولويت‌بندي دارد. قانون پارتو مي‌گويد كه تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر از بيست درصد تلاش‌هايي حاصل مي‌شود كه انجام مي‌دهيم. براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر اولويت‌بندي كنيد، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد. وقتي كارهاي مهم تعيين شدند شما مي‌توانيد بر اقداماتي تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل مي‌كنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود (بخش 2-1) متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز مي‌شود. به همين دليل توان شما صرف حوزه‌هاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر هستند نمي‌شود. قانون پارتو را براي اولويت‌بندي به كار بريد و خواهيد ديد كه زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد.

3-3- تعلل
وقتي زمان مناسب صرف هدفگذاري و اولويت‌بندي كرديد، مي‌توانيد كارهاي مورد نياز هر روز را تعيين كنيد. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام ندهيد غير مؤثر عمل كرده‌ايد. تعلل چيزي است كه اكثر ما با آن درگير هستيم. اغلب نمي‌توانيم به كل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر تعلل استرس به ما چيره مي‌شود.

با تعداد زيادي از كارهاي انباشته شده بر روي هم، سخت است كه در انجام كارها تعلل نكنيم؛ خصوصاً براي كارهاي بزرگتر كه به زمان بيشتر از آنچه كه شما داريد نياز دارند.

وقتي با كار بزرگي روبرو مي‌شويد آن را به بخش‌هاي كوچكتر تقسيم كنيد. تقسيم كار به كارهاي كوچكتر اين امكان را فراهم مي‌آورد كه اجزاء كوچكتر را بدون اضطراب انجام دهيم. بزودي در خواهيد يافت كه با انجام كارهاي تقسيم شده، كل كار بزرگ انجام شده است.

3-4- مزاحمت كمال‌گرايي
وقتي هدفگذاري و اولويت‌بندي كرديد، بايد از چندين مسئله فرعي كه بروز مي‌كنند جلوگيري كنيد. يكي از اين مسائل تمايل شخص به كمال‌گرا بودن است. اين نوع رويكرد مي‌تواند تأثير زيادي بر مديريت زمان شخصي داشته باشد. توجه غير ضروري به جزئيات باعث مي‌شود كه ديگر كارها را به تأخير بياندازيد. ناتواني در پاداش دادن به خودمان براي كارهايي كه انجام داده‌ايم مسئله ديگري است كه با آن روبرو هستيم. وقتي كاري را انجام داديد، شما بايد به خود پاداش دهيد. پاداش دادن به خود راهي براي ايجاد تعادل بين كار و تفريح است. اگر بتوانيم ياد بگيريم كه بين كار و تفريح تعادلي برقرار كنيم زندگي سالم‌تر و شاد‌تري خواهيم داشت.

3-5- وقت گذاشتن براي همسر
زندگي شخصي شامل چندين حوزه متفاوت است كه بايد در نظر بگيريم. يكي از اين حوزه‌ها وقتي است كه با همسر خود مي‌گذرانيم. اين وجهي حياتي از مديريت زمان شخصي ماست زيرا خيلي از احساسات ما آن را ديكته مي‌كنند. افرادي كه وقت كافي براي همسرانشان تخصيص نمي‌دهند به خاطر دلايلي روابط خود را پرتنش درمي‌يابند كه مي‌شد از آنها جلوگيري كرد. اغلب همسر خود را در انتهاي فهرست اولويت قرار مي‌دهيم زيرا عادت كرده‌ايم فرض كنيم كه به دليل برنامه فشرده كاري، همسر ما عذر ما را مي‌پذيرد.

چندين روش براي افزايش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان كافي با همسرتان نيستيد زمانهايي را براي تنها بودن با وي تخصيص دهيد و با هم براي تماشاي فيلم يا صرف شام بيرون برويد. روش ديگر رفتن به خريد با يكديگر است.

3-6- كارهاي مربوط به خانه
هر خانه تعداد زيادي كارهاي متفاوت دارد كه بايد انجام شوند. اين مسئوليت‌ها مي‌توانند بار زيادي بر ما وارد كنند اگر برنامه‌ريزي نشوند. با تعداد بسياري از اولويت‌ها در زندگي پيچيده امروزي، بيشتر مردم نمي‌توانند وقت اضافه براي انجام كارهاي خانه پيدا كنند. از آنجايي كه خود نمي‌توانيد همه اين كارها را انجام دهيد، اگر امكان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفويض كنيد.

3-7- وقت گذاشتن براي فرزندان
همه قبول دارند كه قراردادن فرزندان در اولويت‌هاي بالا هميشه ساده نيست. فرزندان وقت قابل ملاحظه‌اي از شما مي‌گيرند و لازم است كه ديگر اولويت‌ها را همراه با اين موضوع برنامه‌ريزي كنيد.

مي‌توانيم وقت خود را با فرزندان بگذرانيم در حاليكه به اتفاق آنها كارهاي خانه را انجام مي‌دهيم. بچه‌ها از مسئوليت لذت مي‌برند و قادرند كه برخي كارهاي خانه را انجام دهند. خيلي از مسئوليت‌هاي داخل و خارج از خانه وجود دارد كه شما به عنوان يك خانواده مي‌توانيد آنها را با هم انجام دهيد در حالي كه با هم هستيد. انجام برخي از كارهاي خانه توسط فرزندان، استرس شما را كاهش مي‌دهد. تفويض مسئوليت به فرزندان در سنين كودكي براي آنها سودمند است و مهارتهاي مديريتي آنها را براي سال‌هاي بعد افزايش مي‌دهد.

نقش شما به عنوان يكي از والدين فرزندان، فشار روحي و جسمي در مراقبت از آنها را به دنبال دارد. شما بايد به اتفاق فرزندان به گونه‌اي برنامه‌ريزي كنيد كه اين زمانها به حداقل برسند. شما مي‌توانيد به فرزندان خود توضيح دهيد كه بايد كارها و برنامه‌هايي را انجام دهيد و انجام ندادن آنها باعث مي‌شود كه به اهداف خود نرسيد. فرزندان خيلي اهميت دارند ولي بايد به حجم ديگر كارها و مسئوليت‌ها توجه داشته باشيد.

3-8- مديريت ميز كار
آخرين و مهمترين وجه مديريت زمان شخصي كه مورد بحث قرار مي‌گيرد مديريت امور دفتري شخصي است. ميز كار مهمترين چيزي است كه همواره بايد روزآمد نگاه داشته شود. براي موفق بودن، اين موضوع بايد جزو اولويت‌هاي بالاي شما قرار گيرد. بدين منظور ابتدا بايد ميز خود را سازماندهي كنيد. با داشتن يك ميز مرتب و تميز شما مي‌توانيد بهتر كارهاي انجام نشده خود را پيدا كنيد. وقتي كاغذهاي شما مرتب شده باشند مي‌توانيد كارهاي مربوط به آنها را به بخش‌هاي كوچكتر تقسيم كرده و جداگانه هريك را انجام دهيد.

روشي كه اتاق كار خود را براساس نيازها ترتيب مي‌دهيد كليد خبره شدن در انجام كارهايتان است. حتي اگر نيازهاي شما در پايين‌ترين حد لازم باشند، اقلام خاصي وجود دارند كه به موفقيت شما كمك مي‌كنند. اول بايد بدانيد كه به چه مقدار فضا براي بايگاني و ذخيره احتياج داريد. نبايد اسناد و مدارك را روي هم بر روي ميز انباشته كنيد چرا كه باعث مي‌شود نتوانيد به كارهاي مالي و دفتري خود در زمان لازم بپردازيد. از ميزهاي داراي چند كشو و فايل‌هاي بايگاني مي‌توانيد استفاده كنيد.

متخصصين اعتقاد دارند كه بايد از يك صندلي مناسب استفاده كرد. نوع صندلي انتخابي بايد بگونه‌اي باشد كه به شكل مناسب درآن جاي‌ گيريد. يك صندلي خوب طراحي شده بايد قابليت تنظيم داشته باشد بگونه‌اي كه با اندام شما تطابق يابد و اين امكان را فراهم آورد كه هنگام كار كردن موقعيت راحتي داشته باشيد. پس از تنظيم، بايد پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه‌ها، گردن و دستها را كاهش دهد. مطمئناً در اين شرايط شما بهتر مي‌توانيد بر كار خود تمركز كنيد.

بيشتر ما به ميزان روشنايي اطراف خود توجه نمي‌كنيم. روشنايي مناسب، كارايي را بالا مي‌برد. سطح متفاوتي از روشنايي براي كارهاي متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارك و نامه‌ها نور بايد به قدر كافي باشد تا به چشمان خود فشار وارد نكنيد. اما هنگام كار با كامپيوتر نور بايد به قدري باشد كه انعكاس‌ها و درخشندگي‌ها به حداقل برسند.

ابزار غير فني زيادي وجود دارند كه مي‌توانيد در زندگي شخصي از آنها استفاده كنيد. از يك تقويم ديواري با جدول‌بندي درشت استفاده كنيد. بدين شكل مي‌توانيد كل روزهاي ماه را ببينيد. حتماً دفترچه تلفن داشته باشيد. از نرم‌افزارهاي كامپيوتري نيز مي‌توانيد استفاده كنيد.

4- مديريت زمان و كسب وكار
محيط كسب و كار امروز را مي‌توان با رقابت شديد و سخت آن توصيف كرد. در هر ثانيه از روز اختراعات جديدي صورت مي‌پذيرد و روش‌هاي سنتي، طول عمر كوتاهتري پيدا مي‌كنند. خبر تازه امروز، يك خبر قديمي در فردا محسوب مي‌شود و كساني كه با تغييرات پيش نروند عقب خواهند ماند. شما بايد از تمام منابع موجود خود استفاده كنيد تا با زمان پيش رويد.

بزرگترين مانع موفقيت در اين بازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه مي‌توانستيم سرعت كار را به اندازه رضايت‌بخش پايين بياوريم. متأسفانه زمان چيزي است كه بشر نمي‌تواند آن را كنترل كند. به خاطر اين شرايط غيرقابل كنترل، بايد با زمان كار كنيم. درك محدوديت‌هاي حاصل از زمان و منافع مديريت زمان كمك مي‌كند با زمان كار كنيم نه اينكه در مقابل آن قرار گيريم.

روشي كه شما زمان خود را استفاده مي‌كنيد تعيين‌كننده موفقيت شماست. با اين حال، فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت زمان براي شما بايد بگونه‌اي باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد. در اين بخش رهنمودهايي ارائه مي‌كنيم كه به شما در شروع سفر در مديريت مؤثر زمان كمك خواهند كرد. اين رهنمودها را به دقت بخوانيد و آنها را بگونه‌اي تطبيق دهيد كه نياز شما را برآورده كنند.

4-1- مديريت زمان در كار
رهنمودهاي كلي كه قبلاً گفته شد مي‌توانند در محل كار شما به كار روند. اين رهنمودها مواردي شامل تحليل روش گذراندن وقت، اولويت‌بندي فعاليت‌ها و برنامه‌ريزي است.

4-2- كار درست را در زمان درست انجام دهيد
حتي با مديريت مؤثر زمان هم در خواهيد يافت كه هميشه نمي‌توان هر كاري را سر وقت انجام داد. اما كارهايي وجود دارند كه بايد سر وقت انجام شوند و كارهايي نيز هستند كه مي‌توان به تأخير انداخت. بر اساس رهنمودهاي عمومي مديريت زمان، يك فهرست اولويت‌بندي شده از كارها بايد تهيه كنيد. در سراسر روز كارهايي از فهرست را انجام دهيد كه بيشترين اولويت را دارند. اين كار خيلي ساده است و به يك متدولوژي خاص نياز ندارد در حالي كه خيلي از ما كار درست را در زمان درست انجام نمي‌دهيم. انجام كارها براساس اولويت كمك مي‌كند كه كارها را خوب مديريت كنيد.

4-3- قبل از ترك دفتر فهرست كارهاي فردا را مرور كنيد
فهرست كار را بررسي كنيد و كارهاي انجام نشده را تعيين كنيد. كارهاي انجام شده را پاك كنيد و كارهاي انجام نشده را اولويت‌بندي كنيد. هنگام اولويت‌بندي موضوعات اصلي، كارهايي كه قرار است فردا انجام دهيد را مرور كنيد. براي مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز مي‌كنيد مستندات تعريف آن فاز را مطالعه كنيد. اين كار باعث مي‌شود اقداماتي را كه براي فاز دوم بايد انجام دهيد بياد آوريد. اگر با چند نفر كار مي‌كنيد، با آنها در مورد كار فردا صحبت كنيد و مطمئن شويد كه هريك مي‌دانند فردا چه كاري بايد انجام دهند.

4-4- ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد
با استفاده از رهنمودهاي ارائه شده در بخش 2، تعيين كنيد كه در ساعات مختلف روز چه احساسي داريد. اين تمام تحقيقي است كه نياز داريد تا بتوانيد ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد. ساعاتي كه بيشترين انرژي را داشته‌ايد، انگيزش بالا داشته‌ايد و تماماً متمركز به كارتان بوده‌ايد را بشماريد. اين ساعات زماني هستند كه در آن بايد مشكل‌ترين كارهايتان را انجام دهيد. از مزاياي ساعت اوج كاري استفاده كنيد.

4-5- از جلسات حداكثر استفاده را ببريد
براي برگزاري جلسه چهار نكته را بايد در نظر بگيريد. اولين نكته اين است كه جلسه را هنگامي برگزار كنيد موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره‌اي اغلب نياز نيست اما اگر اين زمان را تخصيص دهيد با بحث‌هاي مختلف پر مي‌شود. بنابراين جلسات را براساس نياز تشكيل دهيد نه براساس قاعده. دومين رهنمود براي تشكيل جلسه تنظيم دستور جلسه است. دستور جلسه بايد هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد. حوزه‌هاي بحث بايد اولويت‌بندي شوند. جلسات ساخت‌يافته افراد را بر موضوع مورد بررسي متمركز مي‌كنند. اين كار منجر به جلسات كوتاه‌تر و پربارتر مي‌شود. توزيع دستور جلسه در زمان مناسبي پيش از تشكيل جلسه، به افراد اين امكان را مي‌دهد كه خود را براي جلسه آماده كنند. اين اقدامات باعث مي‌شود كه جلسات شما مؤثرتر و آموزنده‌تر شوند.

سومين رهنمود براي تشكيل جلسات تنظيم دقيق زمان جلسه است. ساعت تشكيل جلسه تأثير زيادي بر خروجي جلسه خواهد داشت. براي مثال، اگر شما مي‌دانيد كه افرادي در جلسه هستند كه تمايل دارند جلسه را بيش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را براي پيش از نهار يا براي ساعت پاياني روز تنظيم كنيد. اين باعث مي‌شود افراد انگيزه بيشتري براي تمركز و توجه داشته باشند. نكته چهارم اين است كه جلسات را در ساعات غيرمعمول برگزار كنيد اگر با تأخير و كندي روبرو مي‌شويد.

4-6- به صورت مؤثر تفويض كنيد
تفويض زمان بيشتري ايجاد مي‌كند. اما اين كار هميشه به سادگي قابل انجام نيست. در حقيقت خيلي از افراد با تفويض كارها مشكل دارند. اين به چند دليل رخ مي‌دهد. گاهي اوقات توضيح انجام يك كار به فرد ديگر بيش از انجام كار توسط خود طول مي‌كشد. اما اگر آينده‌نگر باشيد متوجه مي‌شويد كه اگر يك وقت اضافي صرف كنيد مي‌توانيد در آينده نيز كار مورد نظر را تفويض كنيد. دليل ديگر عدم تفويض كمال‌گرايي است. وقتي تفويض مي‌كنيد به افراد اجازه مي‌دهيد كه اشتباه كنند. اگر شما تحمل تصحيح اشتباهات را داشته باشيد آنگاه افراد بيشتري ياد مي‌گيرند كه كار مورد تفويض را به صورت مناسب انجام دهند. دليل آخر عدم تفويض ترس از كاهش قدرت است. اين وجه از تفويض چيزي است كه همه ما با آن روبرو خواهيم بود. به چيزي كه از تفويض بدست مي‌آوريد فكر كنيد نه به چيزي كه از دست مي‌دهيد.

وقتي توانستيد بر ترس‌هاي خود از تفويض كردن غلبه كنيد بايد ياد بگيريد كه چگونه به صورت اثربخش تفويض كنيد. ابتدا تعيين كنيد كه چه چيزي بايد تفويض شود. به فهرست اولويت‌بندي شده كارها نگاه كنيد. اين فهرست در تعيين كارهاي نيازمند تفويض كمك مي‌كند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام كار انتخاب شده براي تفويض را انتخاب كنيد. بياد داشته باشيد كه كل كار را تفويض كنيد. كار و چيزي كه مورد انتظار است را توضيح دهيد. قدم بعدي اين است كه اجازه دهيد فرد كار را انجام دهد. كار را در زمانهاي از پيش تعيين شده مورد بررسي قرار دهيد. دائماً بالا سر كار نايستيد زيرا اين كار فقط عملكرد را كاهش مي‌دهد.

4-7- ميز خود را مرتب كنيد
فردي كه روي ميز شلوغ و درهم برهم كار مي‌كند به طور متوسط روزي يك ساعت و نيم دنبال چيزهاي خود روي ميز مي‌گردد. عامل اصلي به هم ريختگي روي ميز، كاغذ است. كاغذها بايد دسته‌بندي و بايگاني شوند،‌ يا به ديگر همكاران مربوط داده شوند يا دور ريخته شوند. نيازي نيست كه انبوهي از كاغذ به مدت نامحدود روي ميز باشد. بعد از مرتب كردن روي ميز به سراغ كشوها برويد. مرتب كردن ميز كافي نيست، هر روز آن را تميز كنيد. مرتب نگهداشتن ميز هفت ساعت و نيم به هفته كاري اضافه مي‌كند.

4-8- روش‌ها را مناسب خود تطبيق دهيد
توجه به اين نكته مهم است كه رهنمودهاي ارائه شده در اين مقاله كلي هستند. اين رهنمودها نقطه شروعي براي توسعه سيستم مديريت زمان است. براي مديريت موفق زمان،‌ بايد يك سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي كنيد.

منيع :  راهکار مدیریت

متون انگلیسی در آینده ترجمه شده و در وبلاگ قرار می گیرند .

منتظر نظرات شما هستیم .

By Love, Cathleen T
Source: Journal of Family and Consumer Sciences


Leadership is a dynamic process of relationship building between individuals and groups. Leadership theory can guide practice, and, integrating theory with thoughtful practice has always been critical to family and consumer sciences (FCS) professionals in working with individuals, families, and communities. The constant nourishing of individuals is at the core of effective leadership. Effective leaders improve performance by assuming a level of competence and building upon existing strengths. Like parenting, leaders know human development involves creating opportunities for competencies to be acquired. Emphasis on competence, caring, and self-esteem are all important to successful leadership.

Much of the leadership literature today focuses on the self. Bennis and Goldsmith (1997) use terms such as reinvention of self, knowing your self, creating and communicating a vision, maintaining trust through integrity, and realizing intention through action. Transformational leaders, described as self-authorizing, have behavioral integrity, are guided by core values, and they experience personal rebirth (Andrews, Mitstifer, Rehm, & Vaughn, 1995). According to a Fast Company magazine article, "Leaders have a moral obligation to be their best self" (Kruger, 1999, p. 129). Palmer (1993) shared that leaders with deep insecurities are trying to prove themselves in the external world rather than wrestling with their inner identity. Quinn (1996) said that the leadership journey is a story of individual transformation and a change of identity so that problems can be seen in new ways.

Being a leader demands enhancing both cognitive and affective skills to make a difference. Martin Luther King (2001) encouraged leadership with a tough mind and a tender heart. A leader must earn the trust of the group, work with them, and take the time to build self-worth (Saunders & Bradberry, 2004). Leaders are expected to be nurturers, coaches, and mentors who work with followers to ensure success. Moyer (2004) promoted what he called the science of the heart: the capacity to see, to feel, and then to act as if the future depended on you. The best leaders are aware of the emotional and intellectual intelligence necessary to empower people to take action, to solve problems, and to voice their ideas.

Common leadership traits used in the literature include compassion, authenticity, confidence, courage, and humility. Halberstam (2004) sees leaders for the new, modern era to be caring and willing to do whatever it takes to help the group. Followers will work with leaders who build their confidence about who they are and what they want to accomplish. Kanter (2004) described confidence as the willingness to invest time, money, reputation, emotional energy, or other resources. Leaders must have self-confidence and provide a positive emotional climate to inspire and motivate people. John McCain (2004) stated that effective leadership demands the courage to love something more than your own well-being. "Courage is the highest quality of life attainable by human beings. It's the moment-however brief or singular-when we are our complete, best self ..." (p. 56).

Being our best self requires reflecting on an accurate view of our self and our relationships with others. It is complex and thoughtful work that is challenging and demanding. Dewey (1933) wrote that reflection is "assessing the ground (justification) of one's beliefs (p. 9)." Reflective practice requires examination of prejudices, distortions, and prior learning to examine if what was learned is justified in today's world. Senge (2000) wrote that behaviors and attitudes are shaped by the images, assumptions, and stories that are carried in our minds-they are mental models that are often untested and unexamined. Reflective practice is interactive and collaborative and requires self-discipline. Competent leaders do the hard work of examining their practice and the influence that their mental models have on their decisions. Wheatley and Kellner-Rogers (1996) warned that the world is created by what individuals choose to notice and what makes sense to each person. No two persons see the world in the same way.

The ethos of today's culture is to have what we want now and hope the consequences take care of themselves. Reflecting on personal actions and emotions are not encouraged in this culture of mass consumption; however, self reflection is a critical part of leadership. For example, Peters, Wyatt, Donahoo, and Hill (2002) said that "In the current environment, people who are not devoting substantial conscious effort to managing body weight are probably gaining weight" (p. 69). To combat obesity, leaders must focus on the knowledge, cognitive skills, and incentives for controlling body weight and at the same time begin creating supportive environments to assist with the emotions tied up with body weight (Peters et al., 2002). Being thinner-or being an effective leader-can happen only when both head and heart are engaged in examining daily practice.

Solving problems such as overweight without considering the confluence of self and society and the internal relations that could influence choices about one's health will limit the success of obesity programs (Cottam, 2004). In the novel The Way It Is (Sanchez, 2003), one of the main characters, Ruby, is reflecting on the time in third grade when someone called her fat and she realized she was different and not part of what society found desirable. She shared that until that day, in her mind, she was pretty and thin. Even now, in her thirties, Ruby sees children who are different and wonders when the time will come that they will realize they are different. "What would be the day that they realized they were not what society held dear, not what was featured on virtually every television and movie screen?" (p. 90). Ruby believed that leaders who say their agenda is the "selfless concern for the health of fat people" are really saying that it is about not wanting to be with a fat person, or about the billions of dollars made on weight loss scams. Ruby was dealing with the impact society has had on her sense of self as an overweight woman.

Distrusting motives is just one example of why leaders fail when they do not focus on both cognitive and affective skills. Ruby believed that there was little interest in her as a person because she did not conform to what was considered normal and healthy. Giving her the knowledge she needed to lose weight only worked when she also had the self-respect and self-discipline to realize that everything that was wrong with her life was not a result of her weight. Learning and leading are deeply intertwined. Lambert (2003) wrote that the core values and hopes of participants must be part of the vision for leaders to succeed. Leaders use their voices to model and persuade in a teacher-like quality, to raise others up.

Leaders must work to create warm, supportive, and stable relationships. When relationships are strong, constructive criticism and accountability can be seen as a means to learn and grow rather than as critical and demeaning remarks. By paying attention to cognitive and affective dimensions of learning, intrinsic motivation can be developed and encouraged. Key skills include active listening, empathy, perspective taking, cooperation, negotiation, and _expression of feelings in appropriate ways. If leaders foster dialogue and inclusion, individuals will feel like they matter. Palmer (1993) said that learning needs to be hospitable not to make learning painless but to make painful things possible.

Leaders must help individuals examine what they are thinking and feeling, where those emotions are coming from, and what they want to do about it. It is the job of the leader to nurture the growth and development of lifelong confident learners who are reflective about their daily practice.

By Art Sobczak


Perhaps you've experienced this scenario: the prospect appeared to love what you said, things seemed to be progressing smoothly, you thought you were doing "relationship" selling...you might have even projected this one as a sale for your manager, then, SMACK, you learned she bought elsewhere.

According to Josh Gordon, in his book, "Tough Calls," it's easier for people like this to offer no resistance on a call, and then go buy elsewhere.

Maybe she's uncomfortable telling you "no" directly, or doesn't want to get involved with a discussion of her objections. Whatever, you need to develop a radar sense that spots this person.

Warning Signs and Pitfalls to Avoid With This Person

Here are some red flags to watch out for, signaling this type of person, and mistakes to avoid.

1. Mistaking her for a "relationship sell."

Just because it appears this person is willing to be your friend, don't assume a relationship is building, and a sale is in the bag. When the other person seems too nice, almost as if she's apologizing for something, problems lurk behind the scenes.

Also, beware of the calls where you make a real personal connection, but don't talk much business.

2. Assuming the sale because you've heard no objections.

Most serious buyers have at least some questions or objections. If it seems too easy, it probably is.

3. Your calls are short.

If you get the feeling that your calls are too short to really help someone reach a buying decision, you're probably right.

Selling Strategies With this Person

1. Deepen the selling dialogue.

Transition from your friendly dialogue to a more businesslike one:

"Mary, before we end today, I have some important points I need to cover with you..."

Sometimes reps are lulled into thinking they don't need to get down to business, and doing so will seem pushy, and hinder the courting process they think they're involved in. Nonsense. Remember your goal is to ultimately get the business.

2. Bring up objections yourself.

Normally this could be dangerous, but with a wishy-washy type, you could raise concerns, answer them yourself, then if her superior asks, "Well, did you ask about...?", she is prepared to answer. Therefore, you might consider saying,

"After we end here, Mary, you or someone else might have further questions, or perhaps a competitor might bring up some issues. Let me mention a few of these and then you can tell me if they are important enough for me to elaborate on."

3. Handle both sides of the call.

Maybe you have someone who is new to buying. Help them along. Say things like,

"If I were in your situation, I'd consider looking at...", and then offer suggestions.

4. Nail down his level of commitment before ending the call.

This is a good idea with most people.

-Ask for the order:
"Can we write up the order now?"

-Ask about the time line:
"When, specifically, do you see yourself moving forward?"

-Ask who else is involved:
"Who else will have input on this decision?"

At the very least, find a way to continue the dialogue after this call by determining what the next step toward the purchase will be: "What is going to happen next on your end? When?"

Even if the customer says, "Yes, I'll buy, but we can work out the details later," don't let her slip off the hook that easily. With some people it would be OK, but this one has a tendency to not follow through. Therefore, the more specifics you agree upon, the less the chance of a surprise later.

If you get the feeling the prospect might have allegiances elsewhere and is leading you on, here's another question that will help minimize the chance of being burned:

"Mary, can I have your commitment that you won't award this contract until we speak again?"

(Adapted from "Tough Calls: Selling Strategies to Win Over Your Most Difficult Customers," by Josh Gordon, AMACON books, ISBN 0-8144-7925-1 Get it at Josh's site, http://www.joshgordon.net/TC.htm)

*About the Author: Art Sobczak works with thousands of sales reps each year helping them get more business by phone. He provides real world, how-to ideas and techniques that help salespeople use the phone more effectively.

Ten rules for successful permission-based e-mail marketing

If You Don't Measure, You Can't Manage: The Best Metrics for Managing Marketing Performance

How to Keep Your Business Healthy

Seven biggest mistakes of business startups

نویسنده: Joanna L. Krotz

اولين سال راه اندازي تجارت مسلما پر فراز و نشيب خواهد بود. هر اندازه كه با دقت و دانش پيش برويد، باز هم مرتكب اشتباهاتي خواهيد شد. اما اگر ذهن خود را آماده كنيد و به تجربيات ديگران توجه كنيد، مي توانيد از وقوع بسياري از اين اشتباهات پيشگيري كنيد.
در اين فرصت به 7 اشتباه بزرگ تازه كاران و راه حلهائي براي گريز از آنها اشاره مي كنيم.

اشتباه اول: راندن يك ماشين تندرو در جاده ای خاكی
همه ما شنيده ايم كه براي آغاز هر كار، به محركی قوی و شور و شوق فراوان، احتياج است. اما داشتن اين حرارت اوليه به تنهایی كاری از پيش نمی برد.
شما به يك برنامه احتياج داريد.
در زمينه تجارتتان، درخصوص مشتريان و رقبای خود عميقا تحقيق كنيد و يك مدل حقيقي و مفيد برای تجارت خود ساخته و روی يك سوال مهم تكيه كنيد:
چگونه مي خواهيد پول در بياوريد؟
 فرض كنيد كه در صدد باز كردن يك مغازه هستيد. محلی را انتخاب می كنيد که بايد هزينه اجاره آنرا بپردازيد. ممكن است مخارج زيادی نیز براي تهیه دكورمناسب متحمل شويد بدون آنكه به نحوه بازگشت اين هزینه ها بيانديشيد.محصولات شما كامل نيستند و به فكر بازاريابی هم نيستيد. قطعا پس از چند ماه تجارت شما سقوط خواهد كرد.
نکته:هيچ روز كاری خود را بدون برنامه طی نكنيد.

اشتباه دوم : ارزان فروشی
از يك كودك بخواهيد كه بين يك كريستال 12 وجهی بدلی و يك قطعه الماس، يكی را انتخاب كند. كودك كريستال را انتخاب خواهد كرد. تازه كاران تجارت نيز به همين صورت عمل می كنند، فريب كميت را مي خورند و به كيفيت اهميت نمي دهند.
آنها مي انديشند كه اگر جنسهای ارزان قيمت را عرضه كنند، فروش بهتری خواهند داشت و بزودی ميليونر خواهند شد.
اما اين تصور غلط است.
تازه كاران دنیای تجارت قيمتهای محصولات و خدمات خود را بسيار پائين در نظر مي گيرند و به اين ترتيب در طول زندگي كاري خود نگران پول درآوردن خواهند بود و حتي زماني كه سفارشي دريافت مي كنند، خوشحال نخواهند شد زيرا فروش براي آنها سود كافي به همراه نخواهد داشت.
قبل از قيمت گذاري، همه چيز را بسنجيد. هزينه هاي ثابت و متغير را محاسبه كنيد. روشهاي تجاري و قيمتهاي رقبا را مورد توجه قرار دهيد و استراتژي فروش و بازاريابي خود را بهينه كرده و درآمد قابل قبول خود را در نظر آوريد.
نکته:كريستالهاي بدلی را به الماسها ترجيح ندهيد.

اشتباه سوم: راه اندازی تجارت فقط برای هيجان
بيشتر اشخاصي كه در حال راه اندازي يك تجارت هستند، افرادي رويایی، خيال پرداز و ماجراجو هستند كه بيشتر به دنبال هيجان مي گردند. اين افراد به جاي تفكر و تحمل جزئيات دشوار اين كار، به فكر پيش روي هستند و مي خواهند كه مسائل و بحرانها را به نوعي پشت سر بگذارند تا دوباره به ميدان بازي برگردند و ماجراهاي آن را دنبال كنند.
اما خستگي و ملالت از همين مسائل جزئی به تدريج ظاهر زيبای تجارت را به خطر خواهد انداخت، هدف تجارت كسب درآمد است و به مخاطره انداختن وضعيت فعلی در اين حيطه نمی گنجد.
نکته:تجارت را وسيله اي براي هيجان انگيز كردن زندگي قرار ندهيد.

اشتباه چهارم: غفلت از بازاريابی
تعداد كمی از صاحبان تجارتهایی كه تازه تاسيس شده اند برای بازاريابی اهميت قائل مي شوند و برنامه و بودجه خاصي برای آن اختصاص می دهند، زيرا تصور می كنند كه بازاريابی يك خرج غير ضروری است و يا به علت شكستهای مقطعی از تاثير بازاريابی در فروش مايوس مي شوند.
بازاريابی، فروش فرد را تضمين مي كند. اما به یاد داشته باشید که فروش هر روز محدود به همان روز است و لزوما فرآيندی ادامه دار نيست.
نمی توان از مرحله طرح و برنامه مستقيما به مرحله فروش رسيد و بازاريابي را فراموش كرد.
اين اشتباه از ناآگاهی افراد نسبت به چرخه فروش ناشی می شود. اولين افرادی كه برای راه اندازی تجارت به آنها احتياج داريد، بازاريابها هستند. بازاریاب ها هستند كه می توانند شما را به ديگران معرفی كنند. پس از آن موقعيت فروش فراهم خواهد شد.
نکته:قبل از ارسال پيام آشنایی، به دنبال معامله نباشيد.

اشتباه پنجم: اسارت در تجارت به جای رياست به آن
هنگامي كه فردی 3 يا 4 وظيفه معين را در 7 روز هفته انجام می دهد نيازی به بهره گیری از شيوه های مديريتي احساس نمی شود.
در آغاز به كار يك تجارت نيز، اتفاقات ناگهانی اما قابل پيش بينی بوقوع می پیوندد كه می توان آنها را توسط تجربيات شخصی يا با استفاده از روش آزمون و خطا حل كرد.
اما همين طور كه تجارت شما رشد می كند،مسائل پيچيده تر خواهند شد و اين دو روش ديگر پاسخگوی آن ها نخواهند بود.
شما مسئول همه چيز هستيد. شما بايد اهداف تجارت را تعيين كنيد و روش ها را انتخاب كنيد، يا شخصی را برای انجام این وظیفه منصوب كنيد.
بدون داشتن سياست معين و شفافی در مورد مشخصات مشاغل، استخدام ها، اخراج ها، تعطيلات، نحوه جبران كمبودها، چگونگی ترفيع ها و... شركت و تجارت نوپای شما در معرض آسيب ها و خطرات جدي قرار خواهد گرفت و نهايتا" تجارت شما ضعيف خواهد شد.
توجه کنید که كتاب راهنمای قوانين شركت شما (حتی در حد يك صفحه) بايد وجود داشته باشد.
نکته:اختيارات و وظايف خود را فراموش نكنيد.

 اشتباه ششم: پيش بينی ناقص بودجه
تازه كاران تجارت معمولا" نيازهای مالی خود را دست كم می گيرند. اين افراد، در ابتدای كار هزينه زيادی را صرف خريد لوازم اداری و محصولاتی می كنند كه ممكن است بسيار تخصصی تر از آن چه باشد كه به آن نياز دارند. هم چنين به اين موضوع توجه نمی كنند كه اكثر مشتريان به طور اقساط خريد می كنند و بازگشت پول به كندی انجام مي گيرد.
به همين علت مشاوران مديريت معمولا" پيشنهاد می كنند كه پس از محاسبه بودجه مورد نياز خود براي راه اندازي تجارت، حداقل 50% به آن اضافه كنيد. به اين ترتيب براي مديريت ريسك های احتمالی آماده خواهيد شد.
نکته:در مورد بودجه واقع بين باشيد.

اشتباه هفتم: روابط غلط
شروع هر فعاليتی احتياج به كار فراوان و سيستم پشتيبان دارد. فشار تعهدات زمانی و مسائل مالی باعث بروز مشكلاتی در روابط خواهد شد.
بايد قدری از بار خود را سبك كنيد و از كمك نزديكان و دوستان خود در حد امكان استفاده كنيد.
نکته:نگذاريد كه يك اشتباه باعث يك عمر پشيمانی شود.

بسياری از اشتباهات به اين دليل بروز می كنند كه تازه كاران تصور مي كنند كه تمام كارها را بايد خود به تنهايی انجام دهند.
به جای اين كار بهتر است نقاط قوت خود را بشناسيد و كمبودهای خود را بپذيريد و بعضي از امور را به دست متخصصين خاص آن بسپاريد.
هنگامی كه به مسائل و شكست های اجتناب ناپذير برخورد می كنيد، این ضرب المثل قديمي را به ياد بياوريد كه:

هر شكست پلی است برای پيروزی های آينده.

By Perry, Phillip M
Source: Rural Telecommunications


"Everyone wants to be a winner." This universal ambition applies to customers, too. So why not them? Hold an in-store contest that rewards shoppers with exciting prizes. The result will be happy customers and busy cash registers.

Store contests are time-honored vehicles for building customer loyalty. Careful, though: Pulling off a successful contest means more than stacking a pile of entry blanks next to a shoe box. The objective is to design an event that captures as many customer names as possible so that you can add them to your mailing list for future promotions. How's it done? Here's what the experts say:

Rule #1: Offer lots of prizes.

You want as many winners as possible. That means offering lots of prizes. "If you offer only one or two big prizes, many people will figure they have little chance to win and will hesitate to enter your contest," said Murray Raphel, president of Raphel Marketing in Atlantic City, NJ. "But if you offer an additional 25 smaller prizes, people will say, 'Hey, I got a shot at this.'"

Bonus tip: Maximize participation by announcing in advance that everyone who enters will win a 5% or 10% discount coupon off of a product or service.

Rule #2: Link the contest with other events.

A contest is great on its own, but your customers will be even more enthused if you tie in the event with a special sale. Maybe you are celebrating your store's anniversary or a holiday, such as Valentine's Day.

Whatever it is, make it a party! "The most successful contests are part of a larger promotion that includes not only a special sale, but also supporting activities, such as performing musicians, magicians or other entertainers," said Edgar A. FaIk, a New York City-based advertising consultant and author of 1001 Ideas to Create Retail Excitement (Prentice Hall). "These create real excitement that attracts more participants."

Bonus tip: Coordinate the event with your Chamber of Commerce to avoid conflict with other activities, such as local parades, which can distract shoppers.

Rule #3: Advertise your contest.

Newspapers, flyers, radio spots, even the Internet are all great vehicles for your contest message. "Use media that work together to build excitement," advised Larry Mullins, head of UltraSales, a Boulder, Colo.-based, consultancy. "A powerful media mix is print, radio and direct mail. Coordinate them to send the same message."

Other tips:

* Create a celebratory atmosphere with print ads that feature balloons, clowns, musical instruments and other party items.

* Consider dominating your local radio station with a series of commercials promoting your special day. "Even smaller retailers can dominate on a local radio station for a certain period of time," said Mullins. "It's a great technique for getting your message across, because people tend to listen to their favorite radio stations continuously. That's not the case with television, where viewers tend to surf channels to watch different programs."

* Consider postcards for your direct mail invitations. They can get more attention than sealed envelopes and are cheaper to print and mail.

Bonus tip: Promote the contest on your Web site. Invite people to complete an online entry form to bring to the store.

Rule #4: Promote the contest internally.

Advertising brings shoppers to your store; good in-store follow-through encourages them to enter your contest. Try these ideas from Mullins:

* Prime your salespeople. Make sure they hear your radio commercials and see copies of your print and direct mail ads.

* Use silent salespeople. Post colorful signs throughout the store reminding shoppers to enter your contest. Inside the entrance, post a large sign with pictures of the prizes. Prepare a handout so customers who leave without buying will have information about your contest.

* Get interactive. Encourage customers at check out to enter the contest. Hand them an entry blank and say something like, "We want to make sure all of our best customers enter."

Bonus tip: Set your entry box at the back of the store to encourage customers to walk by all of your merchandise displays.

Rule #5: Capture customer names.

* Capture all participant names and addresses for future mailings. Your entry blank should include lines for names, surface and e-mail addresses, and phone numbers. "Contest participants are like gold for your mailing list because they already are enthusiastic about your store," Mullins said. "Remember, it costs six times as much to get a new customer as it does to keep a current one."

* Appoint someone to maintain your mailing list. Use it at least six times a year.

Bonus tip: Include a spot on your entry blank for comments and merchandise or service wish lists.

Rule #6: Trumpet your winners.

* Announce the winners of your top two or three prizes. That gives them a good feeling about your store and encourages other people to enter your contest next time. "One of my pet peeves about contests is that no one ever tells you who the winners are," Raphel said. "Eventually people start thinking, Ι don't remember anyone ever winning this contest. What is the sense of entering it?'"

* Post the photos of winners on a display board at the front of your store. "With digital technology, the cost is nearly zero for a great photograph," said William Rupp, Ph.D., dean of Stephens College of Business at the University of Montevallo, Ala. "The images can be used in a continuous picture show of positive and satisfied customers. A picture is worth a thousand words-and a thousand sales." Bonus tip: Your winners may be more comfortable if you just post their initials and towns of residence rather than their full names.

Rule #7: Follow-through.

You learn something new each time you hold a contest. Capture that knowledge and use it to your advantage. Hold a staff meeting and share the experience: What was done right? What went wrong? How did shoppers react to the contest? Anything special they liked or disliked? How did they like the prizes? What can be done better next time?

Bonus tip: Assign a staff member to take notes during these post-contest reviews and write up the best ideas for distribution.

One caveat to keep in mind: You must allow anyone to enter your contest; you may not restrict entrants to people who buy merchandise. Consult with an attorney to make sure you comply with all state and local laws regarding contests and sweepstakes.

The end result of any well-designed in-store contest is that it spreads goodwill, sparks sales, and captures the names and addresses of your best customers for your mailing list. Build up a following by hosting a series of contests. Shoppers will get excited about entering your next contest. Remember, everybody loves a winner, and every winner will love your store.

Planning a Successful Contest

Want shoppers to get excited about your contest? Here are some tips for turning "ho-hum" into "humdinger:"

Decorate your store: Banners, streamers, balloons and colorful signs position your contest as part of a celebration.

Dress up your staff: Ask employees to wear fun costumes or party hats to maintain a happy mood.

Use effective sales tags: For the duration of the contest, attach brightly colored tags with special prices to select merchandise; show both list and sale price.

Send "preferred customer letters" to people on your mailing list, inviting them to participate in the contest.

Ask your best vendors to supply prizes in exchange for publicity. Explore similar cooperative agreements with local printers and party goods stores.

Announce winners: Hold a drawing periodically throughout the day. Ring a bell and announce the winner over the public address system: "Betty Jones just won a $50 gift certificate. Congratulations Betty!"

By Harold Taylor


Habits we have formed over the years can be time wasting, unhealthy, obnoxious, boring or outright dangerous. They can limit our effectiveness, stunt our personal growth, and dissipate our energy. They can cut years from our lives. Antagonize friends. Alienate loved ones.

Or they can be constructive, positive, healthy, and desirable. They can save time. Relieve tension. Increase our effectiveness.

It all depends on the habit. And I define a habit as something we do automatically with little, if any, forethought. Something devoid of conscious choice. It could be smoking, drinking, excessive eating, chewing gum, twisting paperclips as we listen, saying "you know" every few words, drinking coffee every half hour.

Or it could be organizing your clothes before you go to bed, checking the doors to see if they're locked, jogging before breakfast, eating apples for lunch, reviewing personal goals every morning, smiling at everyone you meet, reading in bed every night, showering before breakfast.

Whether it's a good habit or a bad habit depends on its effects on your life. If it helps you to achieve your goals. Brings you happiness, health, and prosperity. Adds meaning to your life. Makes you more effective. Then it's probably a good habit. But if all it does is impede your effectiveness, waste your time, alienate your family and friends or decrease your life expectancy, it's very likely a bad habit.

Before you attempt to break any bad habits, you must be convinced that you want to. The benefits must be obvious. The motivators must be there. Otherwise you will likely fail in your efforts.

It's always rewarding to feel that you are in control of your own life. That might be motivation enough. If so, start breaking some of those patterns of living that sap you of any feeling of excitement and spontaneity. Stop spending every Thanksgiving Day at Mother's. Don't go away with the same couple every Labor Day weekend. Don't order pizza every Tuesday night. Don't return to the same Florida resort every year. Stop eating in the same restaurants all the time. Make a conscious choice each time. Don't be bound by the force of habit.

Some specific habits, such as smoking, drinking, overeating, may be more difficult to break. Greater motivation is required to initiate and maintain the greater effort that is necessary. Get a handle on the harmful effects of the habit. If you're convinced that smoking will reduce your life expectancy by 16.4 years or that lack of exercise will double the risk of a heart attack, you may have the kind of incentive you need.

Once you feel motivated to proceed, be sure to set realistic goals. Losing 20 lbs. in one week, for instance, is not a realistic goal. a long-term goal, say 3 to 6 months. Break it down into monthly and weekly goals. Even daily goals are advisable for some habits. Goals produce deadlines. Deadlines produce a certain amount of stress. But they also produce results. That's why we're so effective at work.

Now, practice self-discipline. Train yourself to accomplish those daily and weekly goals you set for yourself. Don't let yourself slip once. The first slip spells disaster. For it becomes progressively easier to slip the second time, and the third -- until you're back in your old ways again. If your daily objective is to jog for 20 minutes every morning, then jog for 20 minutes every morning. Regardless of whether it's cold and rainy or whether you don't feel that great. Always keep the long-term rewards in mind. Don't succumb to the immediate rewards -- such as the comfort of a warm bed. In time you will have formed a habit - a good habit. And good habits are as hard to break as bad ones.

The same self-discipline is needed in breaking a habit. If you want to stop smoking or drinking, don't take that first cigarette or first drink. If you do, it's too easy to take the second and third.

As an aid to self-discipline, declare your intentions to family and friends. Once you commit yourself publicly, it will be more difficult -- and embarrassing -- to back out. Enlist a partner if possible. Two or more people trying to break or form the same habit provides reinforcement for each other. And there'll be a greater chance of making it fun. It's so much easier to form a new habit if it's enjoyable. Be prepared to reward yourself if you achieve your goal. That delayed vacation. New wardrobe. Whatever is meaningful to you.

And remember, there's no such thing as "can't". If you want to do something badly enough, you can do it. If you don't believe me, how do you think you would react if someone put a gun to your head and threatened to blow your brains out unless you kicked the habit. You'd probably kick it.

And some habits are as deadly as a gun at your head.

*About the Author: Harold Taylor, president of Harold Taylor Time Consultants Inc., has been speaking, writing and conducting training programs on the topic of effective time management for over 25 years. He has written 15 books, including a Canadian bestseller, "Making Time Work For You."

By Diane Hughes, Copyright 2004


Being a long-time Internet entrepreneur, I have made certain observations over time. Most people who start an online business seem to go through certain "phases." They make the same mistakes, and they react the same to different circumstances. All the while, they never realize that much of this behavior sends a glaring red signal that they are undoubtedly newbies.

There is nothing wrong with being a newbie. But ask any novice and they will tell you that they don't want to appear to be a beginner. That's why I recently felt the need to bring attention to a typical newbie mistake that you'll want to avoid. That mistake is using every single piece of new Web technology you can find JUST because it is available.

I understand the appeal of new technology. However, before loading up yet another animated graphic or phasing Web page, ask yourself a few questions.

1. Will this technology add value to my site? By value I mean something that will enhance (and not clutter) your Web visitor's experience. Other than being cool, will the technology help in some way?

2. Will the technology cause an inconvenience to my visitors? Will an all Flash home page force visitors (even repeat visitors) to sit and watch a two-minute long movie each and every time they come to your site? Will tons of animated or rotating graphics files make your home page load extremely slow? Web surfers are very impatient people, you know. I can tell you from experience, they won't wait.

3. Does the technology require that my site visitor do anything? Will your visitors have to download any special software or plug-ins to see your site with this new technology? If so, skip it! It isn't worth the chance of visitors clicking away.

4. Is the technology stable? Is the chat program you've installed reliable? Does that new java script work the way it should? Does that streaming video feed skip and crash? If your new technology doesn't perform up to speed 99% of the time, it isn't worth causing aggravation to your visitors.

Before making any technological enhancements to your site, think about your visitors. Yes, the new technology may be cool, but if it doesn't offer some true value to your customers, you would most likely be better off and more professional looking without it.

*About the Author: To get more of Hughes' content, visit www.ProBizTips.com